潤物有聲

會議的修辭技巧

黃寵衛副校長

老師經常要參與各類型大小會議，開會令人最苦惱的情況是與會者未能有效地交流或討論，原因往往是大家未能對不同的意見保持開放態度，及討論時沒有考慮修辭技巧。設想某校某年級的學生接連發生手提電話失竊事件，而老師甲則在校務會議提議討論以下的議題：學生可否帶手提電話回校？討論的時候可能出現這種情況：

老師甲：「我並不贊成學生帶手提電話回校，因手提電話與學習無關，家長有急事的時候，也可致電學校與學生聯絡。」
老師乙搶著回應：「我可不同意，高中的同學很多時候需要在回校或回家的途上用手提電話與家人聯絡，同時，他們有權帶自己的物品回校，我想他們也能保管自己的財物。」
老師甲：「你有何理據？」
老師乙：「這方面我只是說說吧，沒有什麼理據不理據，就算我沒說過吧。」

以上的模擬片段反映了大家無法有效溝通。會議的目標原是透過溝通及洽商來作出決策。很多時候，會議的討論沒有進展是因為我們缺乏邀請別人說話的技巧，又或當意見被拒時，不知怎樣繼續討論下去。其實，只要我們在討論時，稍為改變一下說話的方式，可能就會為大家打開溝通之門。我嘗試舉出三個例子：

一． 若對別人提出意見有疑問時，不宜說：「你的意思是甚麼？」或「你有何理據？」因為這種說法容易令對方感到被冒犯。你可以嘗試這樣說：「你能否幫助我了解你剛才的想法？」

二． 若要提出自己的意見，則毋須顧慮會被別人否定，反而要有更開放的態度，在陳述意見後，可以分享該意見的不足之處，並邀請別人給予改善意見。就學生應否帶手提電話回校的例子，可以這樣說：「我並不贊成學生帶手提電話回校，因學生可使用校方提供的有線電話，家長有急事的時候，也可致電學校，與學生聯絡，但在高中學生的情況，或許大家可以幫我想得更清楚。」於是，別人也更容易表達自己的意見。

三． 若會議中與人爭持不下，我們可嘗試找出對方的背後理據，例如說：「我想你可能考慮到一些我忽略了的事實或情況，可否與我分享？」又或者先找出雙方同意的部份，例如說：「我們大家都不同意讓學生帶手提電話回校，至於應否由老師代為保管手提電話則有不同的意見。」這樣討論或可延續下去。